Så bygger du upp ditt upphandlingsunderlag

bild_writing

Att ställa krav-och framförallt rätt krav i ditt upphandlingsunderlag är inte en lätt utmaning. Mycket ska uppfyllas och i slutändan så är det ofta det lägsta priset som är den avgörande faktorn till en slutgiltig affär, leverantör och upphandlande myndighet emellan. Hur ska man då tänka för att det ska bli en lyckad affär för båda parter?

Begär underlag på ställda krav

För att försäkra dig om att leverantören kommer uppfylla dina ställda krav krävs ofta mer än bara en bock i en ruta. Utan ordentligt underlag vet du inte ifall produkter lever upp till dina krav förrän du tar emot varan. Det du kan göra är att redan i anbudsstadiet kräva ett underlag som styrker det leverantören lovar att uppfylla. Ett exempel i containerbranschen är när du som kund kräver att containrar med tak ska levereras CE-märkta enligt maskindirektivet. Det är ett jättebra tillfälle att även kräva dokumentation på att leverantören faktiskt kommer CE-märka produkten. Ofta är det en lång lista på vad produkten ska innehålla och hur den ska vara utformad. CE-märkningen blir bara en liten del bland alla uppradade krav. Det är dock väldigt viktigt att leverantören inte bara uppger att de har CE-märkta produkter utan också intygar detta redan vid anbudsstadiet.

Lägsta priset vinner oftast, men vägen dit går att påverka

Den leverantör som vinner avtalet är troligtvis den som har lägsta priset på varan eller tjänsten. Vad som dock är viktigt att tänka på är att detta är priset vid köptillfället. De faktiska kostnaderna visas i själva verket när produkten är i bruk. Du kan läsa mer om hur du minskar kostnaderna under din containers livslängd här. Ett bra tips är att arbeta efter poängsystem där du som upphandlare väljer dina viktigaste parametrar, förutom priset, på varan eller tjänsten. Leverantören får då ett avdrag på slutsumman utefter vad som redovisas. Ett exempel är miljö, ställ de krav som anses lämpliga för uppdraget samt att leverantören ska kunna uppvisa intyg, certifikat eller annat underlag på detta. Uppfyller leverantören de ställda kraven får den avdrag på exempelvis 20.000 på slutsumman. På så vis vägs de viktiga frågorna in på ett smidigt sätt så du som kund blir garanterad den kvalité som efterfrågas.

Viktiga parametrar inför ett upphandlingsunderlag

Precis som med allt går det inte jämföra äpplen och päron. Därför är det så pass viktigt att kravspecifikationen blir rätt och uppfylls innan val av leverantör. I containerbranschen är viktiga faktorer vilken stålkvalité leverantörer arbetar med, redovisning för aktivt miljöarbete samt vilken service du som kund får från din leverantör i form av leveransaviseringar o.s.v.  Av denna anledning är också referenser jätteviktigt att ta med i underlaget. Där får du en väldigt bra inblick i relationen mellan båda parter och om leverantören håller vad den lovar.

Har du ytterligare frågor om hur du skapar ditt upphandlingsunderlag? Kontakta oss gärna så hjälper vi dig.