Så bygger du upp ditt upphandlingsunderlag

bild_writing

 Att ställa krav-och framförallt rätt krav i en upphandling är inte en lätt utmaning, mycket ska uppfyllas och i slutändan så är det ofta det lägsta priset som är den avgörande faktorn till en slutgiltig affär, leverantör och upphandlande myndighet emellan. Hur ska man då tänka för att det ska bli en lyckad affär för båda parter?

Begär underlag på ställda krav

För att försäkra dig om att leverantören kommer att uppfylla dina ställda krav krävs ofta mer än bara en bock i en ruta. Utan ordentligt underlag vet du inte ifall produkter lever upp till dina krav förrän du tar emot varan. Det du kan göra är att redan i anbudsstadiet kräva ett underlag som styrker det leverantören lovar att uppfylla. Ett exempel i containerbranschen är när du som kund kräver att containrar med tak ska levereras CE-märkta enligt maskindirektivet. Det är ett jättebra tillfälle att även kräva dokumentation på att leverantören faktiskt kommer CE-märka produkten. Ofta är det en lång lista på vad produkten ska innehålla och hur den ska vara utformad så CE-märkningen blir bara en liten del bland alla uppradade krav. Det är dock väldigt viktigt att leverantören inte bara uppger att de har CE-märkta produkter utan också intygar detta redan vid anbudsstadiet.

Lägsta priset vinner oftast, men vägen dit går att påverka

Den leverantör som vinner avtalet är troligtvis den som har det lägsta priset på sin vara eller tjänst. Vad som dock är viktigt att tänka på är att detta pris bara är priset för köptillfället, de faktiska och viktigaste kostnaderna visas i själva verket för när produkten är i bruk och under hela dess livslängd. Du kan läsa mer om hur du kan minska kostnaderna under din containers livslängd här. Ett bra tips är att arbeta efter ett poängsystem där du som upphandlare väljer ut dina viktigaste parametrar förutom priset på varan eller tjänsten. Leverantören får då ett avdrag på slutsumman utefter vad som redovisas. Ett exempel är miljö som är en viktig fråga för de allra flesta företag, ställ då de krav som anses lämpliga för uppdraget samt att leverantören ska kunna uppvisa intyg, certifikat eller annat typ av underlag på detta. Uppfyller leverantören de ställda kraven för upphandlingen vad gäller just miljö får den ett avdrag på exempelvis 20.000 på slutsumman, på så vis vägs de viktiga frågorna in på ett smidigt sätt så att du som kund blir garanterad den kvalité som efterfrågas.

Viktiga parametrar inför en upphandling

Precis som med allt går det inte jämföra äpplen och päron. Därför är det så pass viktigt att kravspecifikationen blir rätt och uppfylls innan val av leverantör. I containerbranschen är viktiga faktorer vilken stålkvalité leverantörer arbetar med, redovisning för aktivt miljöarbete samt vilken service du som kund får från din leverantör i form av leveransaviseringar o.s.v.  Av denna anledning är också referenser jätteviktigt att ta med i underlaget, där får du en väldigt bra inblick i relationen mellan båda parter och om leverantören håller vad den lovar.

 

Har du ytterligare frågor om hur du skapar ditt upphandlingsunderlag? Kontakta oss gärna så hjälper vi dig.