Bättre dialog med leverantörerna – bättre upphandling

Matavfall

Omkring 40 procent av Sveriges matavfall samlas i nuläget in, resten skickas till förbränning och tas därmed inte tillvara. En stor del av våra kommuner har dock redan påbörjat resan mot ökad insamling av matavfall och därigenom finns även stora lärdomar att hämta från tidigare upphandlingar. Här diskuterar vi några av de områden där upphandlingsförfarandet mellan kommunen och deras leverantörer av produkter för matavfallsinsamling kan bli bättre.

Kommunernas utmaningar vid upphandling

Det finns särskilda lagar för offentliga upphandlingar och på det viset kan man säga att förfarandet redan i grunden är mer kontrollerat än vid affärer mellan ”vanliga” företag. Med detta inte sagt att kommunens inköp alltid är affärsmässiga. Kommuner är ofta stora organisationer och det är inte ovanligt att man inom en kommun fattat beslut om att budgetansvaret ska ligga så långt ut i organisationen som möjligt, i olika sektioner eller enheter, för att bidra till delaktighet.

En av nackdelarna med detta tillvägagångssätt är att det blir svårare att skapa en överskådlig bild av inköpsförfarandet eftersom det inte är någon som har ett totalansvar. Vilket tillvägagångssätt man väljer i respektive kommun beror naturligtvis på det politiska styret.

Ett annat, mer generellt problem, som uppstår när inköp decentraliseras i en kommun är att uppföljningen brister. Det finns kort och gott ingen som säkerställer och ansvarar för att det kommunen beställer verkligen levereras i överensstämmelse med kravställningen.

Tillgodose kraven på kvalitet och håll kostnaderna nere 

Ifråga om insamling av matavfall är en viktig utgångspunkt att man ser på alla delar av utrustningen som en helhet. Köper du exempelvis papperspåsar från San Sac, behöver du även kringutrustning som passar för den typ av emballage du valt – påshållare, exempelvis. Har kommunen då en kravställning som säger att påsarna måste hålla i åtminstone tre dagar, men samtidigt väljer att köpa in ”fel” påshållare, är det möjligt att utrustningen ändå inte lever upp till kraven.

I upphandling av den här typen av förhållandevis ”enkla” produkter utgår kommunerna nästan uteslutande från pris. Vad man då inte tänker på är hur mycket pengar det finns att spara på att bara använda sig av en leverantör i de fall det finns möjlighet. Kommunen har exempelvis en skyldighet att granska samtliga leverantörer för att säkerställa att de är kvalificerade. Trots det väljer många kommuner att dela upp de produkter som krävs för en fullgod matavfallsinsamling på tre, kanske fyra olika leverantörer. Det innebär i sin tur en betydligt tyngre administration som tar upp kommunmedarbetarnas tid och kostar pengar. 

Snabb produktutveckling blir administrativ bromskloss vid upphandling 

Nya produkter för insamling av matavfall utvecklas ständigt. Det gör systemen bättre och hanteringen för slutanvändaren lättare. Men det finns även en baksida på myntet – i och med den snabba utvecklingstakten blir kommunens befintliga förfrågningsunderlag för dessa produkter snabbt utdaterade och ofullständiga. Det finns heller ingen samordnad kommunikation mellan leverantörerna och kommunerna om hur nya förfrågningsunderlag ska tas fram.

För att nya produkter ska kunna användas på bästa möjliga sätt krävs alltså en tätare dialog mellan kommunerna och leverantörer av produkter för matavfallsinsamling. På San Sac arbetar vi ständigt för att förbättra både dialogen och samarbetet med kommunerna för att underlätta i arbetet mot ökad och matavfallsinsamling. Vill du veta mer om hur vi arbetar tillsammans med kommuner eller har du frågor om hur just din kommun kan dra nytta av att använda rätt produkter för insamling av matavfall? Kontakta oss!

Målet för 2018 är att åtminstone 50 procent av Sveriges kommuner ska samla in sitt matavfall. Vad är då viktigt för kommunerna att tänka på vid upphandling av lösningar för insamling av matavfall? Läs artikeln här